Recursos Humanos: Capacitación

Este proceso debe tener los objetivos claros y realistas pues estos guiaran el contenido de los programas a impartir y el alcance que pretenden abarcar, además determina que será lo que se evaluara al final de este, no se puede pedir que un programa convierta a todos los empleados en expertos en sus áreas, una expectativa así nos llevaría directo al fracaso pues es imposible de alcanzar.

La capacitación puede resultar muy cara para las empresas pero puede proporcionar mejores trabajadores y más leales. Si fue bien programada no debería representar un coste para la empresa si no una inversión. También puede darse el caso de que una capacitación sea apropiada pero muy costosa por lo que antes de iniciar cualquier programa de formación se debe ponderar el costo del problema contra el costo de la formación. Existen casos en que no capacitar también puede tener un coste muy alto. Para saber si fue realmente una inversión se debe evaluar los beneficios potenciales bajo una medida monetaria, es más fácil con formaciones “duras” que tienen impacto inmediato en la producción pero en formaciones “blandas” se vuelve más complicado, de todos modos se exige evaluar si los participantes obtuvieron los conocimientos esperados.

La formación no dará resultado a no ser que esté relacionada con los objetivos de la organización. Un programa de formación bien diseñado debe surgir de los objetivos estratégicos de la empresa; un programa mal diseñado no tendrá ninguna relación con esos objetivos o, lo que es aún peor, irá en contra de ellos. Finalmente no solo se puede evaluar en función del dinero, también es posible lograr mejoras en los niveles de rotación, puede reducir mermas y por ejemplo, en una empresa de trajes disminuyo sus gastos en seguridad.

Gestión del proceso de capacitación: Pasa por tres etapas: 1.- Valorar las necesidades. 2.- Desarrollo e implementación de la capacitación. 3.- Evaluación. La primera implica identificar los problemas y deficiencias que debe mejorar la formación, la segunda se diseña el tipo de programa que mejor se adapte a lo que se necesita y se les ofrece a los trabajadores, por último la tercera etapa se valora la eficacia del programa de capacitación.

La valoración de necesidades implica un análisis organizacional que busca identificar los valores culturales a los que se deben adaptar los empleados además se debe considerar un análisis externo que podría llevar a detectar la carencia de empleados que no cumplen con las expectativas por tener un rendimiento inferior y además los cambios en las tecnologías existentes. Para llevar a cabo la formación se deben considerar dos aspectos: 1.- Análisis de tareas. 2.- Análisis de personas. El primero es un análisis del puesto de trabajo que busca proporcionar los requisitos del cargo y lo que se espera de ellos y el segundo consiste en identificar a que personas se les impartirá los programas de capacitación que por lo general es necesaria cuando existe una diferencia entre el rendimiento de la persona y el análisis de las tareas. Se debe considerar que el bajo rendimiento puede ser debido a muchos factores y es posible que no se solucione con una formación, este se solucionara siempre que el problema sea por deficiencias que estén bajo el control del empleado.

La etapa de formación e implementación: implementa el programa resultante de la anterior etapa que contempla las necesidades y problemas existentes, puede diferir en cuanto a localización, presentación y tipo de formación, la primera hace referencia a donde se realiza la formación, ya sea dentro o fuera de la empresa. La segunda a la forma de presentar esta capacitación como a través de simulaciones, computadoras, charlas, etc. Por último el tipo de formación que puede ser: 

1.- Habilidades. Objetivos específicos a cumplir.

2.- Reciclaje. Mantenerse en el puesto ante nuevos requisitos.

3.- Multifuncional. Realizar operaciones distintas a su área.

4.- Trabajo en equipo. Aprender a trabajar en conjunto.

5.- Creatividad. Ejercicios para desarrollar nuevas ideas (parte de la premisa de que la creatividad se puede aprender).

6.- Alfabetización. Hablar, escribir y trabajar con otras personas. Comunicación.

7.- Diversidad. Interrelaciones con sus compañeros superando diferencias culturales.

8.- Resolución de crisis. Situaciones de emergencia y solución de accidentes.

9.- Ética. Liderazgo y toma de decisiones éticas.

10.- Servicio al cliente. Satisfacer las expectativas del cliente.

Etapa de evaluación. Se valora la eficacia del proceso de formación puede ser en términos monetarios o no y esto depende netamente de la empresa. Frecuentemente se subestima esta etapa pero es exactamente en este punto donde se determina si la formación fue un gasto o una inversión. Existe un esquema basado en 4 puntos y es lo que conocemos como el Modelo de KIRPATRICK:

1.- El primer nivel hace referencia a la reacción de las personas que han recibida la formación, y podría consistir en una escala de satisfacción que valore en qué medida están contentos con la formación

2.- El nivel 2 se refiere a cuánto aprenden las personas que reciben la formación, y podría ser valorado con un ejercicio de habilidades.

3.- El nivel 3 se refiere al comportamiento de quienes reciben la formación, y podría ser medido por observadores de las operaciones en el trabajo.

4.- El nivel 4 se refiere a los resultados, que generalmente son valorados a través de la media financiera de rendimiento sobre la inversión.